Digitale Klassenbücher

Sind digitale Klassenbücher in NRW erlaubt?

Ja. Laut § 4 Abs. 5 VO-DV I dürfen Klassenbücher auch in digitaler Form geführt werden, sofern Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet sind.

Welche Datenschutzanforderungen gelten bei digitalen Klassenbüchern?

Die Verarbeitung muss den Anforderungen des Art. 5 DSGVO entsprechen:

Datenminimierung

Integrität (= die Daten sind korrekt, vollständig und bleiben konsistent und sind vor unbefugter Veränderung oder Zerstörung geschützt)

Transparenz

Dürfen Cloud-Anbieter für digitale Klassenbücher genutzt werden?

Ja, aber nur mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) gemäß Art. 28 DSGVO und § 2 Abs. 3 SchulG NRW. Die Schulleiterin/der Schulleiter haftet vollumfänglich bei der Abgabe der Daten an Drittunternehmen.

Wie lange müssen digitale Klassenbücher aufbewahrt werden?

10 Jahre – geregelt in § 9 Abs. 1 Nr. 3 VO-DV I. Es muss somit sichergestellt sein, dass das Datenformat 10 Jahre auslesbar ist oder es müssen PDF-Dokumente erstellt werden, die dies in der Regel garantieren können.

Dürfen Lehrkräfte private Endgeräte nutzen?

Nur mit ausdrücklicher Genehmigung (§ 2 Abs. 2 VO-DV I).

Was bedeutet „Integrität und Nachvollziehbarkeit“?

Jeder Eintrag muss eindeutig einer Lehrkraft zugeordnet sein – zur Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO).

Müssen Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden?

Ja. Es besteht eine Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) nach Art. 30 DSGVO.

Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?

Die Schule bleibt „Herrin der Daten“, also verantwortliche Stelle – auch bei der Nutzung externer Anbieter. Da die Schulleiterin/der Schulleiter die Schule vertritt, haftet die Schulleiterin/der Schulleiter vollumfänglich.

Was muss die IT-Infrastruktur leisten?

Die Schule oder der Schulträger muss Datensicherheit gewährleisten (z. B. durch Backups, Zugriffsregelungen; Art. 32 DSGVO).

Wie schneiden SchiLD NRW und Cloudlösungen im Vergleich ab?

Was ändert sich durch das 17. Schulrechtsänderungsgesetz NRW?

Mit dem 17. Schulrechtsänderungsgesetz, das am 27. Mai 2025 in Kraft tritt, wird der ausschließlich digitale Betrieb von Klassenbüchern ausdrücklich gesetzlich erlaubt. Gleichzeitig werden die damit verbundenen Datenschutzpflichten konkretisiert und verbindlich geregelt.

Rechtsgrundlagen:

VO-DV I (Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern), geändert durch das Gesetz

Art. 5, 28, 30, 32 DSGVO

§ 2 Abs. 3 SchulG NRW

Begründung durch das Ministerium für Schule und Bildung (MSB NRW) sowie die Bezirksregierungen

Diese Neuerung schafft Rechtssicherheit für Schulen und ermöglicht die vollständige Digitalisierung der Klassenbuchführung unter Wahrung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen.