Reisekostenerstattung

Was ist vor Antritt einer Dienstreise zu beachten?

Vor Beginn jeder Dienstreise – auch bei Praktikumsbesuchen – ist unbedingt die Dienstreisegenehmigung durch die Schulleitung einzuholen. Ohne diese Genehmigung darf keine Dienstreise angetreten werden, da sonst kein Versicherungsschutz besteht. Dies ist in NRW gemäß § 8 Absatz 1 Landesreisekostengesetz (LRKG NRW) verbindlich geregelt.

Für Praktikumsbesuche reicht es aus, wenn ein Formular ausgefüllt wird und die Praktikumsstellen als Tabelle beigefügt sind.

Welche Formulare sind für Dienstreisen zu verwenden?

• Für Dienstfahrten zwischen verschiedenen Schulen/Schulgebäuden und für Praktikumsbesuche nutzen Sie bitte den Vordruck https://www.brd.nrw.de/system/files/media/document/2022-02/20220211_4_47_Lehrkraefte_Personal_Antrag_Fahrtkostenerstattung_Dienstfahrten.pdf.
   
• Für anderweitige Dienstfahrten – insbesondere mehrtägige Dienstreisen – verwenden Sie bitte den Vordruck https://www.brd.nrw.de/system/files/media/document/2022-02/20220211_4_47_Lehrkraefte__Personal_Reisekostenrechnung.pdf.  (Gilt nicht für Klassenfahrten, Kursfahrten und Wandertage!)

Hinweis: Die vorgegebenen Formulare sind für Praktikumsbesuche manchmal nicht ideal. Sie können daher auch eine eigene Excel-Tabelle mit den vorgegebenen Angaben verwenden, um die Abrechnung zu erleichtern.

Welche Dienstreisen müssen genehmigt und abgerechnet werden?

Neben Dienstreisen und Praktikumsbesuchen müssen auch Besuche von Wohngruppen, Jugendhilfeplangesprächen und ähnlichen Terminen vorher genehmigt werden. Diese Dienstreisen können ebenfalls abgerechnet werden.

Wie wird die Entfernung bei der Abrechnung berücksichtigt?

Bei der Abrechnung wird immer die Strecke vom Wohnort zur Schule in Abzug gebracht, da diese sogenannte Regelstrecke über die Steuer geltend gemacht wird. Die Erstattung bezieht sich daher nur auf die Mehrkilometer, die über die tägliche Pendelstrecke hinausgehen.

Diese Regelung ist im § 5 Absatz 1 Nr. 6 Einkommensteuergesetz (EStG) verankert.

Sind Fortbildungsreisen von diesen Regelungen betroffen?

Reisekosten für Fortbildungsmaßnahmen sind nicht Teil der oben genannten Regelungen.

Wenn die Fortbildungsmaßnahme durch das Dezernat 46 – Lehreraus- und -fortbildung – eingeladen wurde, sind die Anträge dort einzureichen.

Ansonsten erfolgt die Antragstellung direkt über die eigene Schule.

Ausnahmen bilden Reisekosten für Lehrerpersonalräte, Schwerbehindertenvertreter, Schulpsychologen, Bereichslehrkräfte und Schulräte. Diese Anträge werden beim Dezernat 12 der Bezirksregierung bearbeitet.

Welche Unterlagen müssen den Anträgen beigefügt werden?

Bitte fügen Sie Ihren Anträgen immer alle relevanten Belege bei, z. B.:

• Dienstreisegenehmigung
• Einladungen
• Abordnungen
• Rechnungen (Fahrkarten, Hotel, Verpflegung etc.)

Zwar ist laut § 3 Abs. 2 LRKG NRW seit dem 01.01.2022 keine zwingende Vorlage der Zahlungsbelege erforderlich, diese können jedoch innerhalb von sechs Monaten nach Antragseingang nachgefordert werden. Um Nachforderungen zu vermeiden, empfehlen wir, Belege direkt beizulegen.

Wo sind die Anträge einzureichen?

Landesbeschäftigte der Realschule reichen die Anträge bei der Bezirksregierung Düsseldorf über ihre Schulleitung ein.

Welche Fristen sind zu beachten?

Der Anspruch auf Reisekostenerstattung gemäß § 3 Abs. 2 LRKG NRW erlischt, wenn die Erstattung nicht innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich oder elektronisch beantragt wird.

Bei Anträgen, die von der Schulleitung abgezeichnet werden müssen, zählt für die Fristberechnung das Eingangsdatum bei der Schulleitung. Bitte sorgen Sie dafür, dass dieses Datum auf dem Antrag vermerkt wird.

Welche Angaben müssen auf dem Erstattungsantrag stehen?

• Ihr Name
• Name der Schule und Schulform Ihrer regelmäßigen Dienststelle
• Persönliche Daten (Adresse, IBAN)
• Unterschrift der Schulleitung

Wer kann Reisekosten geltend machen?

Reisekostenansprüche sind höchstpersönlich. Sie können nur Ihre eigenen Aufwendungen geltend machen. Erstattungen erfolgen ausschließlich auf das persönliche Bezügekonto des Antragstellers, nicht auf Sammelkonten oder Konten anderer Kolleginnen/Kollegen.

Hinweise zum Einreichen der Anträge

Bitte senden Sie die Anträge möglichst ungetackert und im DIN-A4-Format zu, da sie elektronisch eingescannt werden.

Ansprechpartner für Realschulen bei Fragen

Herr Frank Uhlen     0211 475-2225